La Team Alignment Map : l’arme secrète pour révolutionner l’alignement d’équipe et la gestion de projet

J’avais évoqué la TAM dans mon précédent post, voici quelques détails pratiques supplémentaires ainsi que des retours d’expérience pour approfondir le sujet.

La gestion de projet, un défi majeur dans le monde professionnel actuel

Les statistiques sont éloquentes : seulement un tiers des projets aboutissent avec succès. La cause principale de ces échecs ? Le manque d’alignement entre les différentes parties prenantes. Qu’il s’agisse des mandants, des prestataires, des chefs de projet, de l’équipe projet, des clients ou des utilisateurs finaux, il est crucial que tous poursuivent des objectifs communs et clairement définis.

C’est dans ce contexte que la Team Alignment Map (TAM) a été développée. Cette méthode innovante et puissante vise à transformer radicalement la façon dont les équipes abordent la gestion de projet. Son objectif principal est d’aligner toutes les parties prenantes d’un projet, quelle que soit sa nature ou la composition de l’équipe.

Dans son ouvrage « La Cinquième Discipline », Peter Senge établit une comparaison pertinente entre les chefs de projet et les entraîneurs sportifs. Ces derniers ont l’avantage de pouvoir développer les compétences de leur équipe bien avant la compétition. Les chefs de projet, en revanche, se retrouvent souvent plongés directement dans l’action sans cette phase préparatoire cruciale. La TAM vient combler ce manque en offrant aux équipes projet l’opportunité de « répéter » leur projet, d’identifier les points critiques et de renforcer leurs compétences collectives avant le lancement effectif.

Le cœur de la méthode Team Alignement Map TAM

La TAM s’articule autour de quatre axes fondamentaux qui constituent les piliers de sa méthodologie :

1. Objectifs communs : Il s’agit de définir clairement ce que le groupe cherche à accomplir.
2. Engagements : Cette étape vise à déterminer qui fait quoi, quand et comment.
3. Ressources nécessaires : On identifie ici les outils, le temps, les finances et autres éléments indispensables à la réalisation du projet.
4. Risques : Cette phase cruciale consiste à anticiper les défis potentiels et à mettre en place des mesures pour les contrer.

Chacun de ces axes est visualisé sur une même carte, utilisant des post-it pour rendre le processus interactif et dynamique. Cette approche visuelle facilite la compréhension globale du projet et favorise les échanges entre les membres de l’équipe.

Le protocole de la TAM, bien que structuré, reste flexible pour s’adapter aux spécificités de chaque projet. Son objectif principal est de créer une compréhension partagée des objectifs et des rôles de chacun. La clé de son efficacité réside dans une conversation structurée suivant un protocole précis, basé sur des principes de psycholinguistique et de psychologie comportementale.

La préparation : une étape cruciale

La préparation est un élément déterminant pour le succès de la TAM. Voici quelques points essentiels à considérer :

• Participants : Rassemblez les personnes clés du projet, idéalement entre 4 et 10 participants. Il est crucial d’avoir autour de la table ceux qui auront une action concrète à réaliser dans le cadre du projet.
• Durée : Prévoyez suffisamment de temps. Bien que la TAM nécessite un investissement initial conséquent, ce temps sera largement compensé par l’efficacité accrue tout au long du projet.
• Environnement : Choisissez une salle spacieuse avec un grand mur pour afficher ou dessiner la TAM. Adaptez la taille des colonnes selon les besoins du projet. L’idéal est de travailler debout autour de la TAM pour favoriser la dynamique de groupe.
• Disponibilité : Assurez-vous non seulement de la présence physique des participants, mais aussi de leur disponibilité mentale. Des préoccupations immédiates comme un déménagement imminent peuvent perturber la concentration et la créativité nécessaires à l’exercice.
• Animation : Ne vous inquiétez pas si c’est votre première animation. Même imparfaite, la démarche apportera des bénéfices tangibles en termes d’alignement d’équipe et de compréhension mutuelle du projet.

La mise en pratique

Le déroulement d’une session TAM suit généralement les étapes suivantes :

1. Présentation du challenge : Le responsable expose sa vision et les contraintes connues. Idéalement, il quitte ensuite la salle pour laisser l’équipe réaliser la TAM.
2. Brainstorming sur les objectifs : Cette phase est cruciale car elle révèle les différentes perceptions du projet au sein de l’équipe. Il est important de noter que les objectifs n’ont pas besoin d’être SMART à ce stade.
3. Définition des engagements : C’est le point fort de la TAM. Chaque participant propose ses propres engagements, ce qui favorise la responsabilisation. L’équipe questionne chaque engagement avec bienveillance, affinant ainsi la définition des livrables et l’estimation des efforts.
4. Analyse des ressources : On examine en profondeur les ressources nécessaires à chaque engagement. Cela inclut les ressources financières, mais aussi les compétences, la disponibilité, le matériel, les données, et même des aspects moins tangibles comme la fatigue et l’état émotionnel.
5. Identification des risques : Souvent négligée dans les planifications traditionnelles, cette étape est primordiale dans la TAM. Chaque engagement est scruté sous l’angle des risques potentiels.
6. Phase de « passage retour » : L’équipe revient sur chaque risque et ressource manquante, cherchant des solutions ou des contournements. C’est un exercice d’anticipation puissant qui renforce la robustesse du plan de projet.
7. Planification finale : On confronte les engagements à la période initialement définie. Des ajustements sont souvent nécessaires, et il n’est pas rare de réaliser qu’une phase de cadrage est nécessaire avant le lancement du projet principal.
8. Feedback au mandant : L’équipe présente sa planification, le périmètre retenu et les hypothèses. Les ressources manquantes et les risques non couverts sont mis en lumière, démontrant la force prédictive de la TAM.

Quelques enseignements tirés de la pratique

L’utilisation de la TAM dans divers environnements a révélé plusieurs enseignements précieux :

• Flexibilité : La TAM s’adapte remarquablement bien à différents contextes, qu’il s’agisse du monde professionnel ou associatif, pour des activités de production ou des projets.
• Dynamisme : La TAM n’est pas figée après sa réalisation. Elle permet de diagnostiquer rapidement les écarts et de réaligner l’équipe si nécessaire au cours du projet.
• Bénéfices à plus long terme : Au-delà de l’alignement, la TAM renforce la cohésion d’équipe, fait émerger des compétences cachées et responsabilise chaque membre du projet.
• Gestion du temps : Bien que la TAM demande un investissement initial conséquent, celui-ci est largement compensé par une efficacité accrue tout au long du projet.
• Visualisation : Voir l’ensemble du projet sur un mur induit un impact fort pour les participants, rendant le projet plus concret et « réel » pour chacun.
• Aspect prédictif : En forçant l’équipe à anticiper, la TAM révèle des obstacles potentiels bien avant qu’ils ne surviennent, offrant un gain de temps et d’énergie considérable.
• Leadership : La TAM modifie la dynamique de leadership en favorisant l’autonomie et l’initiative de chaque membre de l’équipe.
• Gestion des conflits : La TAM peut révéler des conflits latents ou des désaccords. C’est une force de la méthode, car il est préférable de traiter ces problèmes en amont plutôt que de les découvrir en plein projet.
• Limites : Il est important de noter que la TAM n’est pas une solution miracle. Elle ne remplace pas la compétence technique ou l’expertise métier, mais les met en valeur et les organise de manière optimale.

Un exemple de mise en pratique de la méthode TAM

La Team Alignment Map : bien plus qu’un simple outil de gestion de projet

La TAM propose une nouvelle approche du travail collaboratif qui transforme le fonctionnement des équipes. En alignant les objectifs, en clarifiant les engagements et en anticipant les obstacles, la TAM maximise les chances de succès des projets.

La TAM offre l’opportunité de « jouer » le projet avant son lancement effectif, permettant ainsi d’identifier et de résoudre les problèmes potentiels en amont. Elle favorise une compréhension partagée au sein de l’équipe, réduit les ambiguïtés et encourage un engagement actif de chaque membre.

Bien que la mise en œuvre de la TAM demande un investissement initial en temps et en énergie, les bénéfices à long terme sont indéniables. Elle permet non seulement d’améliorer l’efficacité des projets, mais aussi de renforcer la cohésion d’équipe et de développer les compétences collectives.

En fin de compte, la TAM représente un investissement dans la réussite collective, qui paie sur le long terme. Elle offre aux équipes les outils nécessaires pour aborder les défis complexes de la gestion de projet avec confiance et efficacité.

Si vous désirez un coach expert pour mettre en œuvre la méthode, n’hésitez pas à contacter : Alain Giannattasio

Pour plus d’information, veuillez contacter : Fabienne Revillard

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